Unternehmensführung

Führungskräfte verbringen zum Teil bis zu 80 Prozent ihrer Arbeitszeit in Sitzungen und Besprechungen, was zu einer uneffizienten Auslastung der Arbeitszeiten des Kaders führt. Mit den folgenden zehn Schritten können Besprechungen effizient geplant und genutzt werden, so dass nicht mehr soviel Zeit an Meetings verbracht werden muss.

1. Begrüßen: Der Moderator sollte jeden Teilnehmer kurz persönlich begrüßen und informelle Gespräche mit den Teilnehmenden führen.
2. Sitzung eröffnen: Die Sitzung kann mit motivierenden Worten eröffnet werden. Die Sitzung muss unbedingt pünktlich gestartet werden. Vor der Sitzung sollte ein Zeitplan erstellt werden, der am Anfang der Sitzung bekannt gegeben werden muss.
3. Ziele und Spielregeln bekannt geben: Am Anfang der Sitzung klare Spielregeln aufstellen und kommunizieren, was erlaubt ist und was nicht. Gemeinsam mit den Teilnehmenden die Ziele der Sitzung festlegen.
4. Gemeinsame Ausgangslage schaffen: Falls es notwendig ist, sind alle Teilnehmer auf den gleichen Wissenstand zu bringen. Anschließend werden zielgerichtete Fragen an die Teilnehmenden gestellt. Dabei sollte nicht vom Thema abgewichen werden.
5. Ideen sammeln: Bei diesem Schritt ist der Sitzungsleiter verpflichtet, die Teilnehmer zu einer Ideensammlung aufzufordern und es sollten Themenwünsche zusammengetragen werden.
6. Themen strukturieren und gewichten: Jetzt sollte mehr Übersicht über die Themen geschaffen werden. Dazu werden die Themen geordnet, inhaltlich zusammengehörige Themen zusammengefasst und dafür Oberbegriffe festgelegt.
7. Vorgehensmethode festlegen: Hier wird eine geeignete Vorgehensmethode ausgewählt. Diese wird von den Teilnehmern bestimmt.
8. Themen bearbeiten: Die Themen werden nach der gewählten Vorgehensmethode bearbeitet. Dies kann zum Beispiel in einer Entscheidungsmatrix oder im Problemlösezyklus bearbeitet werden.
9. Umsetzung der Maßnahme sicherstellen: Nachdem ein Maßnahmenplan entwickelt worden ist, werden die Maßnahmen terminiert, die Verantwortlichkeiten zugeordnet und ein Kontrollmechanismus vereinbart.
10. Verabschiedung: Nachdem der straffe Zeitplan eingehalten wurde, bedankt sich der Moderator bei den Teilnehmern und verabschiedet sich.

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